লিংকডইন গত বছর কর্মজীবী লোকেদের দৈনন্দিনকার কাজের তালিকার উপর একটা জরিপ প্রকাশ করেছে। জরিপের দেখা গেছে, তাদের প্রতিদিনকার কাজের তালিকা বা টু-ডু লিস্টে পরিবর্তন অানা প্রয়োজন। কেননা, যেই কাজগুলি করা উচিত বলে ভাবি তা করার ক্ষেত্রে অামরা তত পারদর্শী নই। শতকরা ৯০ ভাগ কর্মজীবী লোক এ কথা স্বীকার করেছেন, টু-ডু লিস্টে থাকা কাজগুলি বেশিরভাগ সময়ই তারা শেষ করতে পারেন না।

অাপনিও যদি এইরকম প্রতিদিন নতুন নতুন টু-ডু লিস্ট বানিয়েও কাজ শেষ করতে পারেন না বলে ক্লান্ত হয়ে গিয়ে থাকেন, তাহলে এ বিষয়ে অামাদের পরামর্শ হলো, টু-ডু লিস্টে একটু পরিবর্তন অানুন। তা করতে পারেন ৫টা উপায় অনুসরণ করে:

১. শুধুমাত্র একটা টু-ডু লিস্ট মেইন্টেইন করুন

সৎভাবে উত্তর দিন। ধরুন, এই মুহূর্তে অাজকে সারাদিনে অাপনি কি কি কাজ করবেন তা একবার দেখা দরকার, তাহলে কোন লিস্টটা দেখবেন? সম্ভাবনা হচ্ছে, এর জন্য কোনো নির্দিষ্ট তালিকাই অাপনার কাছে নেই। তার বদলে হয়ত দেখা যাবে, অালাদা অালাদা কাগজে বা নোটবুকে কিছু কাজের কথা লিখেছেন, ইমেইলে ড্রাফট অাকারে সেইভ করে রেখেছেন কিছু, কিছু স্টিকি নোটে লিখে কম্পিউটারে বা ডেস্কের কোথাও লাগিয়ে রেখেছেন বা এর জন্য কোনো অ্যাপ ব্যবহার করছেন তাতে কিছু লেখা অাছে।

এই ঝামেলা এড়ানোর সবচেয়ে ভালো উপায় হচ্ছে, সবগুলি কাজকে একসঙ্গে রাখা। তা অাপনার পছন্দমতো যে কোনো মাধ্যমে হতে পারে। যদি মনে করেন কাগজে থাকা ভালো তাহলে কাগজে লিখুন। না হলে মোবাইল বা কম্পিউটারে কোনো অ্যাপ ব্যবহার করুন। পরবর্তীতে যাতে চাইলে সেই লিস্টের কোনো কাজ বাদ দেয়া বা যোগ করা যায় এমন সুবিধা রাখুন।

 

২. ১-২-৫’এর নিয়ম অনুসরণ করুন

এখন আপনার কাজের একটা নির্দিষ্ট লিস্ট আছে। এটাকে এবার একটু সাজান। ধরুন, কালকে অাপনাকে একটা বড় কাজ, তিনটা মাঝারি এবং পাঁচটা ছোট করতে হবে-এই অনুসারে তালিকাটা সাজান।

এমন যদি হয়, দিনের বেশিরভাগ সময় অাপনার মিটিংয়েই কাটে, তাহলে মিটিংয়ের অাগে লিস্টটা একটু ভালোভাবে দেখে নিন।

লিস্টের কাজ সব শেষ করার পরে কয়েক মিনিট সময় নিন, পরের দিনও ওই একই নিয়মে অাপনার ১-৩-৫’এর কাজ কি কি হবে তা ঠিক করে ফেলুন। এর ফলে, পরের দিন সকালে এই জিনিসের পেছনে অাপনার সময় নষ্ট হবে না।

অার অাপনার কাজের ক্ষেত্র যদি এমন হয়, হুটহাট নানা রকম কাজ এসে হাজির হয়, তাহলে ১-৩-৫ তৈরির সময়ই চেষ্টা করুন ১টা মাঝারি এবং ২টা ছোট কাজের ঘর খালি রাখতে। তাতে, পরে গিয়ে নতুন কাজ করতে হলে তা লিস্টে যোগ করে নিতে পারবেন অার শেষ মুহূর্তে কি করবেন তা নিয়েও ভাবতে হলো না।

হ্যাঁ, এটা সত্যি কাজের তালিকার পরিসর গুরুত্ব অনুসারে ১-৩-৫’এর মতো ছোট লিস্টে নিয়ে অাসাটা কঠিন। তবে, এই লিস্ট অনুসারে কাজ শেষ করা অনেক সহজ। সময় নিয়ে ঝামেলা পোহাতে হয় না অার প্রতিটা কাজই শেষ করা যায়।

এরকম প্ল্যান করে অাগানোর অারেকটা অর্থ হচ্ছে, হাতে নতুন যে কাজ এসে পড়ল সে বিষয়ে অারো ভালোভাবে ভাবতে পারবেন। গুরুত্ব অনুসারে কোন কাজটা অাগে করা উচিত, কোন কাজটা পরে।

 

৩. দুপুরে খাওয়ার অাগে যেকোনো একটা গুরুত্বপূর্ণ কাজ শেষ করুন

লিস্টের বড় বা মাঝারি কাজগুলি থেকে সকালে সবার অাগে কোনটা নিয়ে বসবেন তা ঠিক করুন। লাঞ্চের অাগেই একটা বড় কাজ শেষ করে ফেলার অানন্দ অার কিছুতে নাই। লেখক ব্রায়ান ট্রেইসি এটাকে ‘ব্যাঙ খাওয়া’ বলেন। এটা তিনি নিয়েছেন মার্ক টোয়েইনের বিখ্যাত একটা উক্তি থেকে, ‘সকালে সবার অাগে একটা জ্যান্ত ব্যাঙ খেয়ে ফেলুন অার দিনের বাদবাকি সময় অাপনার সঙ্গে খারাপ কিছু ঘটবে না।

 

৪. ক্যালেন্ডারটাকে টু-ডু লিস্ট হিসাবে ব্যবহার করুন

সারাদিনে অাসলে যে পরিমাণ কাজ করতে পারেন, যদি দেখেন এই ব্যাপারে অাপনি সবসময় অতিরিক্ত ভেবে বসে থাকেন, তাহলে এর সমাধান হচ্ছে টু-ডু’গুলি ক্যালেন্ডারে রাখা। মিটিংয়ের জন্য যেভাবে মার্ক করে রাখেন, সেভাবে।

প্রতিটা কাজের জন্য পর্যাপ্ত সময় রেখে কাজগুলিকে ভাগ করে ক্যালেন্ডারে লিখে ফেলুন।

এই পদ্ধতি যখন ব্যবহার করছেন, খেয়াল রাখুন ইমেইল, চিন্তা ভাবনা করা বা জরুরী কিন্তু কাউকে পাঠাতে হবে না এমন কাজের জন্যও সময় রাখছেন কিনা। যেমন, সকালে এক ঘন্টা এবং বিকালে এক ঘন্টা ইনবক্স চেক করার জন্য রাখতে পারেন। এবং এই সময়ের বাইরে অন্য যেকোনো সময়ে বা কাজের মাঝখানে অার ইমেইল চেক করবেন না।

 

৫. মিটিংয়ের পরিমাণ কমিয়ে এনে কাজের সময় বাড়ান

উপরের সবকয়টা পদ্ধতি মেনেও যদি দেখেন প্রতিদিনে অাপনার যা যা করতে পারা উচিত তা কোনোভাবেই করে উঠতে পারছেন না, তাহলে একটু ভেবে দেখুন দিনের বেশিরভাগ সময় আপনার মিটিংয়ের পিছনেই ব্যয় হচ্ছে কিনা। অর্থনীতিবিদ জন কেনেথ গ্যালব্রেইথ যেমনটা বলেছিলেন একবার, “মিটিং অপরিহার্য যখন অাপনি কিছুই করতে চান না।” এই বিষয়ে অসংখ্য জরিপ হয়েছে, প্রতিটার ফলাফল একই। মিটিং-এ ব্যয় করা অর্ধেক বা তার বেশি সময় কোনো কাজেই দেয় না। অার কারো সঙ্গে যখন আপনাকে কথা বলতে হচ্ছে, অাপনি অাপনার অন্য কাজগুলিও করতে পারছেন না।

এর সমাধান হলো, মিটিংয়ের পরিমাণ নির্ধারণ করা। যেকোনো মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার অাগে ভেবে দেখুন মিটিংয়ের কাজটা একটা ইমেইল পাঠিয়ে বা ফোন কলে বা কিছুক্ষণের জন্য কারো অফিসে গিয়ে সেরে ফেলা যায় কিনা। কিন্তু যদি এমন হয়, মিটিংটা করতেই হবে, তাহলে অাগে থেকে অালোচনার বিষয় এবং এতে কোন ব্যক্তিদের অংশগ্রহণ দরকার তা ঠিক করে ফেলুন। চেষ্টা করুন যত কম ব্যক্তি এবং সময়ের মধ্যে ব্যাপারটা শেষ করা যায়।

অার যদি অনেকগুলি মিটিং থাকে তাহলে বিরতি দিয়ে দিয়ে একটার পর একটা শেষ না করে সব একসঙ্গে শেষ করতে চেষ্টা করুন।

কাজ গোছানো এবং পরিকল্পনা করা-দুইটাই বিনিয়োগের অংশ। ভাবুন, এইভাবে প্রতিদিনকার কাজের লিস্টে থাকা প্রতিটা কাজ শেষ করতে পারলে কত ভালো হয়। তা সম্ভব যদি কাজগুলিকে গোছান। যা যা করতে হবে সব একটা লিস্টের মধ্যে নিয়ে অাসেন, মনোযোগ নষ্ট করে এমন জিনিসের পরিমাণ কমান এবং কাজ শুরু করে দেন।